Делопроизводство, документооборот и кадровое делопроизводство в государственных и муниципальных учреждениях

Целевая аудитория: Специалисты служб ДОУ, работники канцелярии, секретари, специалисты, чья работа связана с организацией делопроизводства и документооборота организационно-методических отделов государственных (муниципальных) учреждений и органов власти, инспекторы и все заинтересованные специалисты.

Цель: Получить и систематизировать знания в области управления системой делопроизводства и документооборота.

Ключевые пункты программы:

• Основные нормативно-методические документы, регламентирующие организацию кадрового делопроизводства, делопроизводства, документооборота для муниципальных служащих. ФЗ «О муниципальной службе в РФ». ФЗ «О государственной гражданской службе РФ».
• Правила оформления документов.
• Унифицированные системы документации.
• Бланки документов. Юридическая сила документа.
• Состав и правила оформления распорядительных документов в государственных учреждениях и органах власти.
• Требования к оформлению информационно-справочных документов.
• Составление протокола.
• Оформление писем.
• Ведение деловой переписки.
• Документы по учету кадров.
• Должности муниципальных служащих.
• Должностные инструкции.
• Приказы о приеме, увольнении, переводе, взыскании, поощрении, отпуске, восстановлении на работе и т.д.
• Правила заключения и изменения трудового договора в государственном учреждении и органе власти.
• Трудовая книжка. Порядок заполнения, внесение изменений, дополнений и исправлений. Инструкция по заполнению трудовых книжек. Примеры записи о приеме, увольнении, переводе, смене фамилии, получении образования, военной службе, изменении наименования организации, оформлении совместительства, отпуска с последующим увольнением. Личное дело.
• Документы кадровой службы государственного учреждения и органа власти. Номенклатура дел.
• Штатное расписание.
• Организация документооборота.
• Методическое пособие «Документы кадровой службы муниципального образования».
• Защита персональных данных и обеспечение конфиденциальности.
• Особенности общения и делового взаимодействия в государственных учреждениях и органах власти.

ПРОГРАММА

1. Нормативная база делопроизводства

• Законодательные акты федеральных органов Российской Федерации: Конституция РФ, Трудовой кодекс РФ, Кодекс РФ об административных правонарушениях, Федеральный закон « Об информации, информатизации и защите информации». Указ Президента РФ « Об утверждении перечня сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну» и др. В этих нормативных актах имеются определенные сведения по составу и содержанию управленческих документов и их обработке;
• Ведомственные нормативные акты по делопроизводству, имеющие межведомственный характер: Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти. Основные правила работы архивов организаций. ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов и др.
• Документы по делопроизводству организации: инструкция по документационному обеспечению управления, табель форм документов и другие, отражающие специфику работы с документами.

2. Основные нормативно-методические документы, регламентирующие организацию кадрового делопроизводства, делопроизводства, документооборота для муниципальных служащих.

• Обзор действующих нормативных актов и документов.
• Правила внутреннего трудового распорядка. ФЗ «О муниципальной службе в РФ». ФЗ «О государственной гражданской службе РФ».
• Примерный перечень вопросов выносимых на квалификационный экзамен, проводимый для присвоения классных чинов муниципальным служащим.
• Указ президента РФ «О порядке сдачи квалификационного экзамена государственными гражданскими служащими РФ».
• Положение об отделе муниципальной службы и кадров. Правила оформления документов.
• Унифицированные системы документации. Бланки документов. Юридическая сила документа.

3. Состав и правила оформления распорядительных документов в государственных учреждениях и органах власти.

• Требования к оформлению информационно-справочных документов.
• Составление протокола.
• Оформление писем.
• Ведение деловой переписки.

4. Документы по учету кадров.

• Должности муниципальных служащих.
• Должностные инструкции.
• Внесение изменений в должностную инструкцию.
• Приказы о приеме, увольнении, переводе, взыскании, поощрении, отпуске, восстановлении на работе и т.д.

5. Правила заключения и изменения трудового договора в государственном учреждении и органе власти.

• Понятие, стороны, содержание, срок и форма трудового договора
• Расторжение трудовых отношений с муниципальным служащим.

6. Организация ведения кадрового делопроизводства

• Ответственные лица по КДП, ТК и охране труда
• Правила ведения и хранения трудовых книжек
• Унифицированные формы документов
• Локальные нормативные акты
• Внутренние учетные документы
• Общие требования при обработке персональных данных работника и гарантии их защиты.
• Хранение и использование персональных данных работников

7. Ведение трудовых книжек: требования законодательства и стандарты работы

• Общие требования законодательства (стандарты внесения записей, применение печатей и т.д.)
• Порядок возложения обязанностей по ведению трудовых книжек. Порядок приема-передачи трудовых книжек.
• Порядок выдачи бланков трудовых книжек.

8. Документирование трудовых отношений

• Заполнение чистого бланка трудовой книжки – оформление титульного листа
• Внесение записей о приеме на работу
• Оформление переименования или изменения организационно-правовой формы компании
• Оформление перевода работника по различным основаниям (перевод временный и постоянный, перевод на другую должность, перевод в другое подразделение, перевод к другому работодателю - другое юр. лицо)
• Оформление изменений должности или квалификации работника (переименование должности, присвоение квалификационного разряда и т.д.)
• Внесение в трудовую книжку сведений о награждениях и поощрениях
• Общий порядок оформления увольнений
• Внесение в трудовую книжку записей о прекращении трудового договора по различным основаниям:

- инициатива работника,
-инициатива работодателя (сокращение штатной численности, прогул, несоответствие занимаемой должности, неудовлетворительное прохождение испытательного срока и т.д.),
- соглашение сторон,
- иные основания

• Особенности внесения в трудовую книжку записей о работе по совместительству
• Особенности оформления трудовых книжек работникам филиалов, обособленных структурных подразделений
• Особенности внесения в трудовую книжку отдельных видов записей (сведений о службе в армии, работе гос. структурах, учебе и т.д.)

9. Исправление неверных записей в трудовой книжке, внесение изменений и дополнений. Оформление дубликата, выдача вкладыша.

• Внесение изменений и исправлений на титульный лист трудовой книжки
• Внесение изменений и исправлений в раздел «Сведения о работе» (записи, сделанные по данному месту работы и прежними работодателями, внесение пропущенных записей и т.д.)
• Оформление дубликата трудовой книжки.
• Обязанности работодателя при утрате, порче трудовых книжек работников.
• Внесение в трудовую книжку записей о стаже работника на основании представленных работником справок и иных документов
• Выдача вкладыша

10. Организационное обеспечение делопроизводства в организации

• Положение о службе документационного обеспечения управления: состав разделов, содержание каждого раздела, особенности положения, нормативная основа и порядок составления положения;
• Должностные инструкции работников службы документационного обеспечения управления, значение инструкций и их нормативная база, порядок составления, состав и содержание разделов;
• Рекомендации по расчету численности работников службы документационного обеспечения управления. И др.

11. Методика оформления реквизитов организационно-распорядительной документации

• Определение состава реквизитов управленческих документов, в том числе состав обязательных реквизитов. Общие правила составления текстов организационно-распорядительных документов;

12. Документирование управленческой деятельности

• Составление табеля форм документов , требований ГОСТов к оформлению реквизитов документов.
• Рекомендации по составлению текстов документов
• Составление отдельных групп документов – приказов, протоколов, писем, актов и др.
• На семинаре подробно излагаются правила и порядок составления табеля форм, заполнения граф, особенности внесения информации в табель.
• ГОСТ Р6.30-3003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Раскрывает порядок написания основных реквизитов документа, начиная с герба РФ и кончая реквизитами об исполнении документа, проектирование бланков документов: приведены образцы бланков и т.д. Кроме общих положений и рекомендаций по составлению текстов документов рассматриваются правила подготовки отдельных видов и особенности их заполнения.

13. Организация работы с документами

• Организация документооборота в организациях, порядок подготовки, рассмотрения, исполнения групп входящих, исходящих, внутренних документов, технология предварительного рассмотрения документов и т.д.
• Регистрация, учет и построение справочного аппарата по документам. Необходимость регистрации, принципы и формы регистрации, регистрационные реквизиты, создание картотек, поиск документа или информации о нем;
• Контроль исполнения документов, система контроля, сроки исполнения, стадии контроля, объекты контроля и др;
• Подготовка дел к сдаче в архив, составление номенклатуры дел, формирование и оформление дел, Экспертиза ценности документов и дел, обеспечение сохранности дел, правила хранения дел и передачи дел в архив организации;

14. Организация работы с конкретными видами документов

• Моделирование типовых маршрутов прохождения и порядка обработки основных организационно-распорядительных документов

Методы и формы работы

Занятия проводятся в режиме интенсивного взаимодействия ведущего и участников. Используются работа в малых группах, мозговой штурм, наглядные материалы. Моделируются ситуации, в которых участники будут ощущать действие тех же факторов, с которыми они сталкиваются или могут столкнуться на работе. В ходе последующего обсуждения участники не только наблюдают, анализируют, делают выводы и получают необходимую теоретическую информацию, объясняющую их непосредственный практический опыт, но и соотносят с помощью ведущего свой имеющийся и полученный опыт и знания.

! Предварительная подготовка : Желательно заранее прислать наиболее острые и волнующие вопросы из тех, что будут освещаться на мероприятии. Это сэкономит время и сделает обучение более эффективным.

! Данное обучение можно заказать в корпоративном, индивидуальном формате, в форме вебинара.