Секретарю, офис-менеджеру, помощнику руководителя: Корпоративная культура. Имидж. Стиль. Коммуникации. Этикет. Стандарты. Бережливый офис / 5S

Целевая аудитория: секретари, офис-менеджеры, администраторы и персональные помощники.

Задачи тренинга:

• Повышение профессиональных знаний секретаря.
• Совершенствование знаний в области этикета, протокола, корпоративной культуры.
• Получение знаний и навыков в сфере деловых коммуникаций.

ПРОГРАММА

1. Корпоративная культура (КК) – «бизнес-ресурс» компании

· Элементы корпоративной культуры и их взаимосвязи.
· Миссия, видение, стратегия компании.
· Система связей (коммуникаций) в компании.
· Типы культур и их особенности.
· Неформальные и формализованные отношения в коллективе.
· «Правила жизни» - в компании (на материале участников).

2. Роль внутренних коммуникаций в организации

· Внутренние коммуникации как инструмент достижения поставленных целей.
· Особенности взаимодействия по «вертикали» и «горизонтали».
· Проблемы передачи и искажения информации.
· Понимание потребностей внутренних клиентов как залог эффективной коммуникации.

3. Инструменты установления и поддержания эффективной коммуникации

· Этапы коммуникации. Содержательный и личностный уровни общения.
· Приемы установления и поддержание контакта.
· Роль невербального канала передачи информации (язык мимики и жестов).
· Управление беседой с помощью вопросов.
· Барьеры слушания и как их преодолеть.
· Техники активного слушания. Выявление скрытых мотивов в общении.

4. Основные правила бизнес-этикета

· Для чего нужен деловой этикет.
· Основные принципы бизнес-этикета.
· Основные отличия гражданского и бизнес-этикета.

5. Речевой этикет как одна из сторон делового этикета

· Обращения «Ты» или «Вы».
· Искусство комплимента.
· Рекомендации по этике речи.

6. Офисный этикет

· Кодекс этики фирмы.
· Руководитель и подчиненные.
· Сотрудники и посетители.
· Особенности взаимоотношений мужчин и женщин при статусной субординации.

7. Этикет делового контакта

· Как встречать посетителя.
· Знакомства, приветствия, порядок представлений.
· Рукопожатия.
· Обмен визитными карточками.
· Виды визитных карточек.
· Правила вручения.
· Невербальное общение (позы, жесты). Что они нам говорят.

8. Поведение в лифте, на лестнице, при проходе в двери

9. Этикет общения

· Правила разговора по телефону.
· Правила разговора по мобильному телефону.
· Правила общения по электронной почте. Основные правила деловой переписки.

10. Этикет в одежде. Уровни делового гардероба

· Форма одежды в офисе.
· Дресс-код на различных приемах.
· Особенности вечерних нарядов.
· Подбор аксессуаров.
· Обувь.

11. Имидж делового человека

· Одежда – как инструмент воздействия на окружение.
· Соответствие внешнего вида статусу.
· Таблица с этикетными нормами, касающимися мужского и женского имиджа в деловой жизни.

12. Цветоведение

· Символическое значение цветов и их влияние на психологическое состояние человека.
· Магия цвета.
· Как влиять на окружающих с помощью цвета.

Практические задания, разбор иллюстративного материала, деловые игры.

13. Функции службы протокола

· Общая организация деловых встреч и переговоров руководства компании (первых лиц организации) с партнерами и клиентами, приемов в компании делегаций и отдельных представителей.
· Планирование, организация и обеспечение деловых визитов руководителей компании (первых лиц организации) за рубеж и регионы Российской федерации.
· Организация протокольных мероприятий: приемов, презентаций, торжественных подписаний договоров и соглашений и др.
· Введение единых норм протокола и осуществление контроля их исполнения.
· Организация переговорного процесса в компании, в организации.
· Разработка корпоративного стиля (с учетом норм протокола), осуществление контроля его поддержания.
· Формирование и ведение биографических досье, обновление списков клиентов и партнеров.
· Формирование и ведение подарочного фонда руководителя. Подготовка и вручение подарков от компании или от организации.
· Деловые подарки. Что, когда и как дарить? Основные ошибки при выборе и вручении подарков.

14. Этикет встреч и переговоров. Подарки, сувениры, цветы в работе протокольной службы. Российская практика и зарубежные традиции

· Подготовка к встрече деловых партнеров. Встреча гостей в аэропорту, на вокзале. Представление членов делегации, вручение цветов. Рассадка по автомашинам. Устройство в гостиницу. Организация культурной программы.
· Подготовка и проведение деловых переговоров. Оформление помещения для переговоров. Рассадка за столом переговоров. Участие секретаря в проведении переговоров: работа в приемной, протоколирование. Кофе - пауза. Подача кофе – правила и особенности сервировки. Чай на «Кофе – паузе» - рекомендуемые сорта чая.
· Протокольное угощение на переговорах высокого уровня . Вода на столе для переговоров. Протокольные требования к подаче угощений. Горячие напитки. Время подачи и очередность. Появление службы сервиса в помещении для переговоров. Сервировка подноса. Сервировочная тележка. Нюансы сервисного обслуживания. Требования к обслуживающему персоналу.
· Виды официальных приемов в России и за рубежом . Составление списка приглашенных. Одежда на приемах. Культура поведения за столом. Правила рассадки гостей. Культура еды и питья. Тосты.
· Предметы сервировки. Назначение и правила использования столовых приборов. Что необходимо иметь в офисе для профессионального сервиса.
· Правила сервировки.

Ответы на вопросы. Практические рекомендации.

Методы и формы работы

Занятия проводятся в режиме интенсивного взаимодействия ведущего и участников. Используются работа в малых группах, мозговой штурм, наглядные материалы. Моделируются ситуации, в которых участники будут ощущать действие тех же факторов, с которыми они сталкиваются или могут столкнуться на работе. В ходе последующего обсуждения участники не только наблюдают, анализируют, делают выводы и получают необходимую теоретическую информацию, объясняющую их непосредственный практический опыт, но и соотносят с помощью ведущего свой имеющийся и полученный опыт и знания.

! Предварительная подготовка : Желательно заранее прислать наиболее острые и волнующие вопросы из тех, что будут освещаться на мероприятии. Это сэкономит время и сделает обучение более эффективным.

! Данное обучение можно заказать в корпоративном, индивидуальном формате, в форме вебинара.