«Хороший секретарь удваивает эффективность своего шефа. Плохой секретарь уменьшает её наполовину». Томас Конеллан
Содержание
В этой статье вы узнаете:
Кто такой Секретарь, помощник руководителя и чем он занимается?
Секретарь – это сотрудник офиса, в компетенции которого находится множество задач – от подготовки документации и организации встреч и переговоров до поддержания бесперебойной работы в офисе и создания правильного делового микроклимата.
Первые секретари появились еще у древнеримской знати. Они должны были давать хозяевам мудрые советы и сохранять их в тайне от посторонних. В России должность возникла при Петре I. На нее принимали хорошо образованных людей, знающих законы.
Особенности профессии
Среди представителей профессии с учетом должностных обязанностей можно выделить несколько групп:
-
Секретарь в приемной или на ресепшн. Он подчиняется непосредственно руководителю организации, встречает посетителей, отвечает на телефонные звонки или переадресует их сотрудникам компании, исполняет поручения руководителя. Важные требования к сотруднику – опрятный, презентабельный внешний вид, грамотная устная и письменная речь.
-
Секретарь-референт. Эта должность считается более ответственной. Специалист организует работу офиса, занимается подготовкой различных документов, контролирует использование, обслуживание и ремонт оргтехники, следит за наличием канцелярских принадлежностей, напитков и продуктов питания.
-
Помощник руководителя. Сотрудник этого уровня занимается решением проблем организации, дает указания другим служащим, ведет протоколы собраний, готовит деловые переговоры, совещания, конференции и прочие мероприятия, планирует командировки, бронирует транспорт и отели, а также готовит или принимает документы, передает их на хранение в архив.
Полномочия и ответственность секретаря
Специалист может обсуждать с руководителем вопросы улучшения работы офиса и организации в целом. Он имеет право:
- запрашивать у сотрудников необходимые документы
- требовать создать условия для безопасного хранения документов и ценностей
- работать над решением производственных задач в рамках собственной компетенции.
В некоторых организациях должность секретаря предусматривает дисциплинарную и материальную ответственность. Однако при утере важной документации к административной ответственности привлекается компания. В рамках своих обязанностей секретарь должен следить за теми материальными ценностями, которые присутствуют в офисе, например, за оргтехникой или мебелью.
Где получить образование
Солидные компании готовы принимать в штат специалистов со знанием основ делопроизводства, программы 1С, стенографии, а также этики делового общения и психологии. Стать частью профессионального сообщества помогают обучающие программы.
Выбирайте программы обучения, сравните условия нескольких учебных центров:
https://www.rosbo.ru/study/themes/sekretar-pomoshchnik-rukovoditelya
Чему вы научитесь / Что должен знать и уметь специалист
К секретарю или помощнику руководителя работодатели предъявляют обширный перечень требований:
- знание делопроизводства, порядка составления, хранения и своевременной передачи в архив документов
- знание правил приема документов и корреспонденции
- умение контролировать выполнение поручений руководителя
- ведение организационной работы, в том числе приема сообщений и телефонных звонков, подготовка деловых встреч, переговоров, конференций
- умение управлять информационными потоками и корректно обращаться с любыми конфиденциальными данными
- свободное владение компьютерной техникой
- знание иностранных языков
- грамотная устная и письменная речь
Обучающие программы помогают будущим специалистам освоить:
- делопроизводство и правила редактирования документов
- основы кадрового и архивного дела
- основы бухучета
- нормы охраны труда
- владение компьютерными программами и навыками обращения с оргтехникой
- деловой английский язык
Уровень зарплат и востребованность
Кадровый рынок России в течение нескольких лет демонстрирует дефицит административного персонала, в том числе личных помощников и секретарей. В то же время любой человек, занимающий руководящую должность, остро нуждается в ответственных, грамотных доверенных лицах.
Плюсы и минусы профессии
Быть правой рукой директора – ответственная, но непростая задача, имеющая свои плюсы и минусы.
Преимущества
- возможные карьерный рост и трудоустройство в крупных компаниях
- командировки по стране и за рубеж за счет работодателя
- отсутствие высокой конкуренции на кадровом рынке
Недостатки
- частые стрессы
- невысокий порог заработной платы
- отсутствие вакансий в небольших населенных пунктах
Кому подойдет / Личные качества
Среди ценных качеств, незаменимых в профессии секретаря или помощника руководителя, стоит выделить:
- вежливость
- коммуникабельность
- стрессоустойчивость
- организованность
- исполнительность
- аккуратность
- ответственность
- дипломатичность
- хорошая память
4 полезных совета начинающим секретарям
-
Разграничивайте личные и рабочие звонки и переписку по электронной почте.
-
Всегда держите под рукой блокнот для записей, чтобы быстро найти имя, номер телефона или другую необходимую информацию.
-
Никогда не вступайте в спор с посетителем или звонящим. Постарайтесь перевести их на руководителя.
-
Предложите помощь сотрудникам офиса. Лучше заполучить друзей, чем недоброжелателей.