Секретарь. Помощник руководителя. Этикет, деловое общение и протокол. Тайм-менеджмент

Целевая аудитория: секретари, офис-менеджеры, администраторы и персональные помощники.

Задачи тренинга:

• Повышение профессиональных знаний секретаря.
• Совершенствование знаний в области ведения деловой переписки.
• Получение знаний и навыков в сфере деловых коммуникаций.
• Изучение правил современного делового этикета.

ПРОГРАММА

ДЕНЬ 1

1. ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Общие требования к оформлению документов. Реквизиты. Понятие подлинника и копии документа.

Схема составления документа. Процедура согласования (визирования) документа. Оформление документов. Правила подписания документов, утверждение документов.

Входящие, исходящие и внутренние документы. Сроки прохождения документов. Рассмотрение документов. Доведение документа до исполнителя. Работа с документами, содержащими коммерческую тайну.

Практикум: Практика оформления различной документации.

Современное делопроизводство: электронный документооборот.

2. ВИДЫ ДЕЛОВЫХ КОММУНИКАЦИЙ.

Специфика телефонного делового общения. Входящие и исходящие звонки: стандарты ведения беседы. Автоответчик. Типичные ошибки передачи и приема информации. Управление временем в беседе с абонентом. Как корректно общаться с трудными абонентами.

Эффективная самопрезентация. Организация деловых встреч. Общение с клиентами и сотрудниками.

Подготовка и организация совещаний, конференций, переговоров.

Практикум: Методы работы с большим объемом информации.

Схемы организации рабочего пространства.

ДЕНЬ 2:

3. ДЕЛОВАЯ ПЕРЕПИСКА

Различные виды деловых писем, телеграмм, электронных сообщений. Использование клише, состав реквизитов и правила оформления деловых писем. Варианты обращения к адресату, заключительные формулировки. Просьба, запрос, напоминание. Выражение благодарности, сожаления.

Внутренняя переписка: докладные, служебные, объяснительные записки. Назначение и правила оформления.

Особенности ведения электронной переписки. Деловой этикет в общении по электронной почте.

Практикум: Создание шаблонов деловых писем.

4. АРХИВ ОРГАНИЗАЦИИ

Создание архива организации. Требования к помещению, отведенному под архив.

Разработка номенклатуры. Отбор документов и дел к уничтожению. Подготовка к архивному хранению. Составление описи дел. Сдача дел в архив.

Практикум : Оформления дела для хранения в архиве организации.

5. ДЕЛОВОЙ ЭТИКЕТ В РАБОТЕ СЕКРЕТАРЯ

Речевая культура. Правила приветствия, представления, знакомства. Искусство комплимента. Чувство меры в речевой коммуникации.

Формирование делового имиджа. Основные требования к женской и мужской деловой одежде.

Корпоративный стиль. Визитная карточка, ее основные функции. Деловые подарки и сувениры.

Гастрономический этикет. Необходимый офисный сервис. Правила сервировки стола. Международные особенности гастрономического делового этикета.

Практикум : Организация и сервировка столов для проведения различных деловых мероприятий, сопровождающихся приемом пищи и напитков.

Методы и формы работы

Занятия проводятся в режиме интенсивного взаимодействия ведущего и участников. Используются работа в малых группах, мозговой штурм, наглядные материалы. Моделируются ситуации, в которых участники будут ощущать действие тех же факторов, с которыми они сталкиваются или могут столкнуться на работе. В ходе последующего обсуждения участники не только наблюдают, анализируют, делают выводы и получают необходимую теоретическую информацию, объясняющую их непосредственный практический опыт, но и соотносят с помощью ведущего свой имеющийся и полученный опыт и знания.

! Предварительная подготовка : Желательно заранее прислать наиболее острые и волнующие вопросы из тех, что будут освещаться на мероприятии. Это сэкономит время и сделает обучение более эффективным.

! Данное обучение можно заказать в корпоративном, индивидуальном формате, в форме вебинара.