Номенклатура дел. Правила формирования и оформления

Целевая аудитория:

• Специалисты служб ДОУ,
• Работники канцелярии,
• Секретари, менеджеры,
• Специалисты, чья работа связана с организацией делопроизводства и документооборота организационно-методических отделов коммерческих и государственных (муниципальных) учреждений и органов власти.

Номенклатура дел — один из основных инструментов организации делопроизводства предприятия. Номенклатура дел устанавливает сроки хранения документов и является пособием по проведению первого этапа экспертизы ценности. Требования к содержанию и оформлению номенклатуры дел содержатся в Основных правилах работы архивов организации, Типовой инструкции и Правилами по делопроизводству в органах исполнительной власти.

По окончании семинара участники должны :

Знать:

• основные назначение оперативного и архивного хранения документов
• этапы проведения ценности документов
• правила составления различных видов номенклатур дел

Уметь:

• оформлять номенклатуру дел
• составлять номенклатуру дел
• проводить экспертизу ценности документов до передачи дел на архивное хранение

Владеть:

• навыками формирования и оформления дел при передаче в архивохранилище организации
• навыками составления заголовков дел
• навыками составления номенклатуры дел.

ПРОГРАММА

День 1. Законодательная, нормативная и методическая база организации документационного обеспечения деятельности и управления. Общие требования и рекомендации

1. Определение и назначение номенклатуры дел . Значение систематизации документов в организации. Функции номенклатуры

• Нормативно-методические документы, регламентирующие порядок систематизации документов в организации
• Значение оперативного хранения документов в организации

2. Номенклатура дел и проведение экспертизы ценности документов. Какие документы включаются в номенклатуру? Аналитическая работа

• Общие требования к номенклатуре дел
• Виды номенклатуры дел
• Разработка номенклатуры дел
• Этапы разработки номенклатуры дел
• Разделы номенклатуры дел организации
• Определение сроков хранения документов
• Виды перечней со сроками хранения, особые отметки в перечнях со сроками хранения
• Понятие экспертной комиссии, ее назначение, порядок формирования, оформление результатов работы комиссии.

День 2. Систематизация документов в делопроизводстве. Порядок составления номенклатуры дел. Формирование и оформление дел. Требования к обеспечению сохранности документов в архиве

3. Порядок разработки и оформления номенклатуры дел. Организация текущего хранения документов

• Типовая и примерная номенклатуры дел
• Формирование дел
• Хранение дел
• Систематизация и хранение документов в электронной форме.

4. Структура номенклатуры и порядок ее заполнения

• Индексы дел
• Названия заголовков дел
• Количество дел (томов конкретного дела)
• Сроки хранения и статьи по перечню
• Основные пособия при определении сроков хранения дел. Типовые и ведомственные перечни документов
• Составление и систематизация заголовков (наименований) дел
• Порядок расположения заголовков в номенклатуре дел.
• Кто подписывает, согласует, утверждает номенклатуру дел организации и структурного подразделения

5. Оформление дел

• Составление заверительной надписи
• Составление внутренней описи
• Оформление обложки дела

Ответы на вопросы. Практические рекомендации.

Методы и формы работы

Занятия проводятся в режиме интенсивного взаимодействия ведущего и участников. Используются работа в малых группах, мозговой штурм, наглядные материалы. Моделируются ситуации, в которых участники будут ощущать действие тех же факторов, с которыми они сталкиваются или могут столкнуться на работе. В ходе последующего обсуждения участники не только наблюдают, анализируют, делают выводы и получают необходимую теоретическую информацию, объясняющую их непосредственный практический опыт, но и соотносят с помощью ведущего свой имеющийся и полученный опыт и знания.

! Предварительная подготовка : Желательно заранее прислать наиболее острые и волнующие вопросы из тех, что будут освещаться на мероприятии. Это сэкономит время и сделает обучение более эффективным.

! Данное обучение можно заказать в корпоративном, индивидуальном формате, в форме вебинара.