«Чтобы бизнес не закончился разбирательствами в суде, нужно начинать его с правильно оформленных документов». Сергей Волков
Содержание
В этой статье вы узнаете:
Кто такой Cпециалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией и чем он занимается?
Документооборот, организация информационно-справочной работы, размещение документации в архиве – зона ответственности представителей профессии. Чтобы точно определить круг рабочих обязанностей специалистов по организационному и документационному обеспечению управления организацией, стоит познакомиться с должностной инструкцией.
Согласно ее требованиям, сотрудники обязаны:
- организовывать работу с документами, обработку дел
- отслеживать архивную и справочную работу
- контролировать прием и размещение документации в архиве
- создавать классификаторы документов в организации
- помогать руководителю в планировании рабочего дня
- обеспечивать руководителя информацией
- планировать рабочий день секретаря
- организовывать телефонные переговоры, деловые контакты и командировки
- готовить, проводить и обслуживать конференции и протокольные мероприятия
- организовывать работу с посетителями
- контролировать исполнение поручений руководства
- формировать информационное взаимодействие начальника с отдельными сотрудниками, подразделениями и организациями
- следить за рабочим пространством в приемной
- составлять и оформлять распорядительные документы
- готовить информационно-аналитические материалы
- выполнять экспертизу ценности документов
- обеспечивать сохранность и конфиденциальность документации
- контролировать систему электронного документооборота
Где востребованы специалисты
Документационная деятельность ведется в организациях и на предприятиях различных форм собственности. Специалисты по организационному и документационному обеспечению управления трудятся в офисных структурах. Их знания востребованы не только в отделах документационного и информационного обеспечения, но и в управлениях делами, секретариатах, канцеляриях, архивах, а также в кадровых службах.
Где получить образование
Сотруднику, который должен обеспечивать эффективную работу предприятия путем организации и ведения документооборота, требуются обширные познания. Для успешного старта в профессии пригодятся и практические навыки. Получить их можно на обучающих курсах.
Выбирайте программы обучения, сравните условия нескольких учебных центров:
https://www.rosbo.ru/study/themes/organizaciya-deloproizvodstva
Чему вы научитесь / Что должен знать и уметь специалист
Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией должен быть осведомлен в основах российского законодательства, которые регулируют документооборот и делопроизводство. Представители профессионального сообщества не могут обойтись без знания правил систематизации и хранения документации, требования к организации делопроизводства.
Специалисты должны уметь:
- применять в своей деятельности нормативные правовые акты, связанные с делопроизводством, и самостоятельно разрабатывать локальные нормативные документы
- следить за порядком работы с внешними и внутренними документами
- соблюдать правила хранения материалов и передачу в архив
- использовать основные методы и средства получения и обработки информации
- создавать электронные документы
- проводить экспертизу ценности документации
Благодаря обучающим программам будущие представители профессии знакомятся с методиками работы с управленческой документацией, особенностями информационно-аналитической и организационной поддержки руководителя, а также с профессиональной этикой, правилами планирования деятельности и ведения переговоров.
Уровень зарплат и востребованность
Высокая востребованность – одна из особенностей профессии. Специалисты по организационному и документационному обеспечению управления требуются практически на каждом предприятии, от кадровых служб и архивов до коммерческих организаций и органов власти.
Плюсы и минусы профессии
Специалисты-практики делятся с начинающими особенностями своей профессии.
Преимущества
- востребованность
- множество вариантов трудоустройства
- перспективы карьерного роста
- четкий график работы
Недостатки
- однообразие задач, рутинность
- высокий уровень ответственности
Кому подойдет / Личные качества
Специалисты по организационному и документационному обеспечению управления организацией работают с важными документами. Это требует от сотрудников проявления следующих качеств:
- внимательность
- исполнительность
- аккуратность
- ответственность
- скрупулезность
- хорошая память
- усидчивость
- грамотное владение устной и письменной речью
- организаторские способности
- коммуникативные навыки
4 интересных факта об истории документов
-
Первые документы человек начал создавать примерно в 30 веке до н. э.
-
Слово «документ» появилось в русском языке при Петре Великом. Изначально оно означало письменное свидетельство.
-
Содержание и форму документов регламентировали «письмовники» и «формулярники». Они представляли собой сборники образцов.
-
Позднее начали бытовать термины «служебный документ», «деловая бумага» и «акт». Они подчеркивали значение документов в управленческой сфере.