Современный архив. Нормативы, технологии, автоматизация

В 2023 году изменились Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской̆ Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Росархива от 31.07.2023 No 77). В рамках курса слушатели получат полную информацию по вопросам государственного регулирования и законодательства в архивном деле, научатся оформлению дел для передачи на архивное хранение под руководством практикующего специалиста Государственного Архива и разберутся в сложных вопросах электронных архивов. Для кого предназначен

Руководителей архивов предприятий и организаций, председателей и членов экспертных комиссий, руководителей отделов документационного обеспечения управления, канцелярии, секретариата, секретарей, помощников руководителей, референтов, персональных ассистентов, офис-менеджеров, делопроизводителей, документоведов и архивистов.

Цель обучения

• передача навыков по организации современного архива в компании;
• ознакомление с современными требованиями к сохранности документов в организации;
• требованиями по ведению учетных документов архива;
• передача навыков по соблюдению основных правил работы архивов организаций;
• порядок проведения экспертиз ценности документов для архивного хранения;
• порядок создания экспертной комиссии.

Результат обучения

В результате обучения участники курса приобретут практические навыки:

• по организации современного архива в компании, отвечающего современным требованиям законодательства;
• по составлению проекта приказа об организации экспертной комиссии;
• по процедуре передачи документов на хранение в архив организации;
• по организации процесса уничтожения документов с различными сроками хранения;
• по составлению акта об уничтожении дел архивного фонда;
• по оформление архивной справки;
• по взаимодействию архива организации с контролирующими органами;
• по организации аутсорсинга архива: его достоинствах и недостатках;
• по организации смешанного документооборота в архиве компании.

Программа обучения

День 1.

• Нормативно-методическая база по организации и ведению архива.
• Анализ изменений Правил работы архивов организаций (Приказ Росархива от 31.07.2023 № 77) «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов».
• Нормативно-правовая база архивного дела в РФ. Комментарии к Федеральному закону № 125-ФЗ от 22.10.2004 «Об архивном деле в РФ». Контроль за соблюдением законодательства об архивном деле. Порядок проведения проверок. Гражданско-правовая, административная и уголовная ответственность специалистов и руководителя организации. Штрафные санкции.
• Понятие архива организации. Виды архивов. Законодательное регулирование работы архива. Взаимодействие с государственными архивами. Право собственности на документы, передаваемые в государственный архив.
• Требования к помещению архива. Режимы хранения документов: световой, температурно-влажностный, санитарно-гигиенический, охранный. Размещение документов в архивохранилище, средства хранения, топографирование.
• Ведомственный архив организации. Разработка положения об архиве организации: задачи, функции, права, обязанности. Планирование работы архива, организация труда. Нормативы времени на работы в архиве.
• Комплектование архива документами структурных подразделений. Виды документов и их особенности. Классификация и учет документов в архиве. Порядок выдачи дел из хранилища.
• Проверка наличия и состояния документов в архиве. Оформление результатов проверки. Ответственность за состояние документационного фонда.
• Порядок проведения экспертизы ценности документов в организации. Разработка положения об экспертной комиссии организации: задачи, функции, порядок работы. Типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков их хранения. Изменения нормативной базы. Порядок проведения и оформления результатов экспертизы ценности документов. Составление акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Порядок уничтожения дел, в том числе документов ограниченного доступа.

День 2.

• Основные учетные документы архива. Составление описей, дел постоянного хранения и по личному составу. Систематизация дел в описях. Составление предисловия к описи. Оформление титульного листа. Особенности составления описи и формирование дел. Составление паспорта архива организации.
• Основные требования к формированию и оформлению дел. Нумерация, лист-заверитель дела, обложка, переплет. Принципы формирования дел. Типичные нарушения.
• Контроль над ведением дел в делопроизводстве структурных подразделений архивной службой организации. Порядок передачи дел в ведомственный архив. Составление сдаточной описи дел.
• Номенклатура дел организации. Структура, систематизация, составные части номенклатуры дел. Составление введения, оформление итоговой записи. Особенности составления номенклатуры дел для различных организаций. Типичные ошибки. Согласование номенклатуры дел с государственным архивом. Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков их хранения (регистрация в Минюсте Регистрация 06.06.2020). Анализ применения и определения сроков хранения. Анализ структуры Перечня. 
• Подготовка дел к передаче на государственное хранение. Составление исторической справки к документам.
• Использование документов архива. Выдача документов во временное пользование. Составление и выдача архивных справок. Информационно-справочная работа с документами архива.

День 3.

• Понятие проекта, этапы проекта, методика внедрения СЭД, рынок электронного документооборота и архива, особенности делопроизводства в условиях СЭД:
• Критерии выбора системы электронного документооборота. Достоинства и специфика различного программного обеспечения. Современная практика и оценка качества СЭД. Обоснование выбора оптимального варианта СЭД. Анализ рынка СЭД и предложений вендеров по реализации требований бизнес-пользователей. Способы и нюансы интеграции различных приложений в рамках выбранной СЭД. Методика и практические рекомендации по выявлению лучших для своей компании вариантов СЭД.
• Информационная безопасность в системе электронного документооборота организации. Обеспечение конфиденциальности, доступности и целостности документов в СЭД. Защита персональных данных в соответствии с ФЗ № 152.
• Новые технологии в применении систем электронного документооборота на предприятии. Проблемы интеграции СЭД в информационное пространство компании. Современное видение КИС.
• Практические вопросы внедрения электронного документооборота в организации. Анализ лучших практик российских компаний по эффективному внедрению и эксплуатации СЭД.
• Практические вопросы создания и использования электронных архивов организации. Проблемы и решения.
• Задачи архивного хранения информации. Информационные технологии в архивном хранении. Системы автоматизации работы архивов и электронные архивы.
• Нормативно-правовая база по работе с электронными документами. Термины и определения.
• Особенности работы с электронными документами: создание, придание юридической силы, исполнение, оперативное хранение. Экспертиза ценности электронных документов. Методы уничтожения электронных документов.
• Порядок подготовки и передача электронных документов на архивное хранение. Описание документов на электронных носителях. Организация учета электронных документов. Обеспечения аутентичности (подлинности) электронных документов. Обеспечение сохранности документов на электронных носителях.
• Принципы создания электронного архива организации. Виды электронных архивов. Способы и этапы создания электронных архивов. Функциональные составляющие. Управление структурой архива.
• Обзор существующих решений для электронных архивов. Закономерности изменения экономической эффективности при использовании электронных архивов.