Протокольная служба. Деловой этикет. Организация протокольных мероприятий

Целевая аудитория: руководители и сотрудники протокольной службы, специалисты департаментов по внешнеэкономическим связям.

На семинаре Вы изучите этикетные нормы и протокольные стандарты в рамках современного европейского формата, отработаете навыки успешного поведения в бизнес среде.

Цели:

• практическое обучение деловому протоколу, бизнес-этикету, навыкам деловых коммуникаций, системе управления деловым имиджем,
• знакомство с основами международного делового общения, корпоративными особенностями,
• обучение технике деловых коммуникаций и управления отношениями.

В результате обучения Вы

• узнаете правила делового этикета и разных требований к нему в различных ситуациях,
• овладеете технологиями эффективного установления контакта,
• узнаете особенности общения с зарубежными партнерами,
• узнаете об организации приемов гостей на высшем уровне,
• узнаете о протокольным этикете, знание которого необходимо для приема гостей высшего уровня.

ПРОГРАММА

Начало. Представление участников. Правила проведения семинара.

1. Цели и задачи службы протокола. Протокол как основа построения деловых отношений

· Организация протокольной работы в компании или организации.

· Оказание консультативной помощи по вопросам протокола всем службам компании.

2. Функции службы протокола

· Общая организация деловых встреч и переговоров руководства компании (первых лиц организации) с партнерами и клиентами, приемов в компании делегаций и отдельных представителей.

· Планирование, организация и обеспечение деловых визитов руководителей компании (первых лиц организации) за рубеж и регионы Российской федерации.

· Организация протокольных мероприятий: приемов, презентаций, торжественных подписаний договоров и соглашений и др.

· Введение единых норм протокола и осуществление контроля их исполнения.

· Организация переговорного процесса в компании, в организации.

· Разработка корпоративного стиля (с учетом норм протокола), осуществление контроля его поддержания.

· Формирование и ведение биографических досье, обновление списков клиентов и партнеров.

· Формирование и ведение подарочного фонда руководителя. Подготовка и вручение подарков от компании или от организации.

3. Осуществление связи с подразделениями. Взаимосвязь службы протокола с другими службами и внешними организациями

· Транспортной группой.

· Службой безопасности.

· PR (Рекламной группой).

· Группой организации питания и др.

4. Требования протокола к приему иностранных делегаций, рабочих встреч, официальных и неофициальных визитов

· Виды визитов.

· Протокольная атрибутика: гимн, герб, флаг и протокольные деловые аксессуары.

· Программа пребывания.

· Стол переговоров.

· Правила рассадки.

· Виды приемов (торжественных банкетов).

· Культурные мероприятия.

5. Этикет встреч и переговоров. Подарки, сувениры, цветы в работе протокольной службы. Российская практика и зарубежные традиции

· Подготовка к встрече деловых партнеров . Встреча гостей в аэропорту, на вокзале. Представление членов делегации, вручение цветов. Рассадка по автомашинам. Устройство в гостиницу. Организация культурной программы.

· Подготовка и проведение деловых переговоров . Оформление помещения для переговоров. Рассадка за столом переговоров. Участие секретаря в проведении переговоров: работа в приемной, протоколирование. Кофе - пауза. Подача кофе – правила и особенности сервировки. Чай на «Кофе – паузе» - рекомендуемые сорта чая.

· Протокольное угощение на переговорах высокого уровня. Вода на столе для переговоров. Протокольные требования к подаче угощений. Горячие напитки. Время подачи и очередность. Появление службы сервиса в помещении для переговоров. Сервировка подноса. Сервировочная тележка. Нюансы сервисного обслуживания. Требования к обслуживающему персоналу.

· Виды официальных приемов в России и за рубежом . Составление списка приглашенных. Одежда на приемах. Культура поведения за столом. Правила рассадки гостей. Культура еды и питья. Тосты.

· Предметы сервировки. Назначение и правила использования столовых приборов. Что необходимо иметь в офисе для профессионального сервиса.

· Правила сервировки.

6. Основные правила бизнес-этикета

· Для чего нужен деловой этикет.

· Основные принципы бизнес-этикета.

· Основные отличия гражданского и бизнес-этикета.

7. Международный этикет

· Основные правила международного этикета.

· Основы общения с зарубежными партнерами.

· Протокольные вопросы.

· Подарки и сувениры.

· Национальные особенности делового общения.

8. Дресс-код. Внешний вид делового человека

· Создание верного впечатления.

· Выбор цвета в одежде: взаимодействие, влияние.

· Украшения и аксессуары.

· Правила для мужчин.

· Правила для женщин.

· Ловушки или «недоделовой» стиль.

Ответы на вопросы. Подведение итогов.

Методы и формы работы

Занятия проводятся в режиме интенсивного взаимодействия ведущего и участников. Используются работа в малых группах, мозговой штурм, наглядные материалы. Моделируются ситуации, в которых участники будут ощущать действие тех же факторов, с которыми они сталкиваются или могут столкнуться на работе. В ходе последующего обсуждения участники не только наблюдают, анализируют, делают выводы и получают необходимую теоретическую информацию, объясняющую их непосредственный практический опыт, но и соотносят с помощью ведущего свой имеющийся и полученный опыт и знания.

! Предварительная подготовка : Желательно заранее прислать наиболее острые и волнующие вопросы из тех, что будут освещаться на мероприятии. Это сэкономит время и сделает обучение более эффективным.

! Данное обучение можно заказать в корпоративном, индивидуальном формате, в форме вебинара.