Деловое письмо. Деловая переписка. Стилистика письма

Целевая аудитория:

• деловые люди, составляющие отчеты, пишущие служебные записки, рассылающие деловые письма, те, чья профессиональная деятельность связана с миром деловых бумаг;
• менеджеры по работе с клиентами, ведущие обширную переписку;
• менеджеры среднего звена, руководители региональных филиалов;
• сотрудники PR-служб, ведущие переписку с представителями прессы и разрабатывающие информационные материалы для публикаций;
• специалисты, разрабатывающие маркетинговые материалы для клиента (буклеты, информационные письма, памятки и инструкции и т.п.)
• секретари и т.д.

Вы сможете:

• составлять различные деловые письма быстро и качественно;
• оказывать нужное влияние на адресата путем письменного общения;
• не допускать ошибок, которые не исправляет письменный редактор;
• корректно донести негативную информацию, отказ и даже угрозу, не обидев адресата;
• редактировать тексты деловой направленности и учиться на ошибках других;
• чувствовать себя уверенно среди коллег и партнеров в процессе письменного взаимодействия;
• консультировать других по вопросам составления деловых писем;
• овладеть новейшими методиками теории речевых коммуникаций, например, QSCR , DAGOR , ADI и др.;
• анализировать американскую, континентальную и российскую модели делового письма.

Вы получите:

• описание деловых бумаг;
• подробную технологию и логику создания различных деловых документов;
• методику формирования полноценного делового письма;
• алгоритмы, облегчающие написание текстов и составления деловых писем любой направленности;
• алгоритмы, приводящие к конкретным результатам;
• набор необходимых конструкций и шаблонов составления делового письма для любой деловой ситуации;
• пакет выполненных кейсов, которые помогут закрепить полученные навыки;
• справочные материалы по грамматике и стилистике в удобном изложении;
• индивидуальные консультации по ведению деловой переписки.

Семинар предполагает анализ большого количества практических примеров, направленных на развитие и совершенствование навыков деловой переписки.

В качестве учебных пособий используются реальные письма, написанные специалистами различных областей в процессе профессиональной деятельности.

ПРОГРАММА:

День первый

1. Деловое письмо: стилистика, стандарты, принципы.

• Правильное оформление документов. Правила оформления реквизитов документа. Придание юридической силы документам.
• Стилевые особенности языка деловых бумаг.
• Особенности официально – делового и публицистического стилей речи.
• Принципы составления деловых писем.
• Структура делового письма.
• Введение к документу.
• Порядок действий.
• Алгоритмы DAGOR, QSCR, ADI и др.
• Типичные ошибки при составлении деловой корреспонденции, актуальные требования к деловому письму.
• Стандарты фраз и выражений, принятых в деловой переписке.
• Использование клише для выражения просьбы, гарантии, предложения, приглашения и т.п.
• Особенности оформления документов, содержащих конфиденциальную информацию.

Практические задания и упражнения по составлению деловых писем.

Разбор ситуации – кейса «Типичные вступительные и заключительные фразы».

«Памятка по составлению делового письма».

2. Работа над составлением текста.

• Профессиональное руководство по составлению любого делового документа.
• «Круг аргументации».
• Расположение основной идеи, темы, проблемы.
• Правила логических ударений.
• Связь предложений в тексте.
• Использование универсальных речевых конструкций.
• Информационная роль порядка слов в предложении.
• Технологии подачи информации и аргументации.
• Взаимосвязь между планируемым содержанием текста и передачей реальной информации.

Упражнение по составлению деловых писем. Упражнение по использованию различных, в том числе манипулятивных, приемов аргументации.

Уместность использования речевых уловок, пауз, невербальной информации. Деловые игры.

День второй

3. Технология составления различных видов деловых писем.

• Протокол.
• Пресс-релиз.
• Информационное письмо.
• Служебная записка.
• Циркулярное письмо.
• Эссе.
• Резюме (три модели: американская, континентальная и российская).
• Письмо-требование.
• Письмо-отчет.
• Рекламация.
• Ответ на рекламацию.
• Письмо-благодарность.
• Письмо-подтверждение.
• Письмо-приглашение.
• Письмо-поздравление.
• Коносамент.
• Предложение по выработке политики или реализации проектов.
• Уведомление, предупреждение.
  и другие.

Упражнение по анализу структуры деловых писем и составлению собственных писем по ситуациям, предложенным тренером.

Подготовка готовых шаблонов для написания различных типов деловых писем.

Разбор иллюстративного письменного материала на английском и русском языке.

4. Деловой этикет в переписке.

• Понятие делового этикета в переписке. Личная и деловая переписка.
• Благодарственные письма, поздравления, приглашения, соболезнования.
• Американские и европейские сокращения, принятые в международной деловой переписке.
• Письма, которые всегда пишут или подписывают от руки.
• Процедура ответа на письма.

• Понятие «эмоциональной подстройки» под адресата.
• Обращение. Заключительная формула вежливости. Принципы завершения делового письма. Универсальные формулы.
• Особенности составления писем негативного содержания (отказы, претензии).
• Банковская переписка.

Составление различных моделей деловых писем. Подготовка шаблонов.

Упражнение по снижению психологической напряженности в текстах с негативным содержанием.

Речевые задачи.

Анализ образцов реальных деловых писем на английском, немецком и русском языках.

5. Принципы и приемы e - mail переписки. Факсимильные сообщения и электронная почта.

• Структура e-mail письма. Максимальное использование особенностей виртуального общения.
• Решение главных задач электронного письма: открыто, прочитано, понято, принято к действию.
• Ситуационное использование «телеграфного стиля».
• Формирование вложений и факсимильной подписи.
• Понятие «сетикета».
• Редактирование документов.
• Мировой опыт систематизации, хранения, архивирования и уничтожения деловых бумаг.

Индивидуальные упражнения для участников.

Методы и формы работы

Занятия проводятся в режиме интенсивного взаимодействия ведущего и участников. Используются работа в малых группах, мозговой штурм, наглядные материалы. Моделируются ситуации, в которых участники будут ощущать действие тех же факторов, с которыми они сталкиваются или могут столкнуться на работе. В ходе последующего обсуждения участники не только наблюдают, анализируют, делают выводы и получают необходимую теоретическую информацию, объясняющую их непосредственный практический опыт, но и соотносят с помощью ведущего свой имеющийся и полученный опыт и знания.

! Предварительная подготовка : Желательно заранее прислать наиболее острые и волнующие вопросы из тех, что будут освещаться на мероприятии. Это сэкономит время и сделает обучение более эффективным.

! Данное обучение можно заказать в корпоративном, индивидуальном формате, в форме вебинара.